Comment licencier un employé correctement

Le licenciement est une nécessité regrettable mais inévitable pour de nombreux professionnels des RH et responsables du recrutement, et savoir comment procéder est une compétence essentielle. 

Cependant, pour le salarié, le licenciement est généralement source d'ambiguïté et, dans le pire des cas, il est vécu comme une épreuve honteuse et dévastatrice. Après tout, il s'agit d'êtres humains avec des émotions et une vie en dehors du travail, et la perte de son emploi n'est jamais prise à la légère.

Aussi fréquentes que puissent paraître les séparations involontaires, chaque situation est unique et doit être traitée comme telle afin de garantir que la rupture du contrat soit éthique, humaine et juridiquement valable, et de protéger l'entreprise contre d'éventuelles poursuites.

Dans ce guide, nous verrons comment maintenir le professionnalisme et la conformité légale tout au long du processus de départ , tout en faisant preuve d'autant de sensibilité et de compréhension que possible envers l'employé.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez être amené à prendre des mesures disciplinaires ou à licencier un employé. Protéger votre entreprise et assurer la sécurité de votre équipe sont probablement vos priorités absolues, et les employés qui menacent ces objectifs pourraient devoir être licenciés.

Motifs de licenciement justifiés.

Les motifs de licenciement équitable peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter, les exemples suivants :

• Consommation de drogue ou d'alcool pendant le travail
• Mauvaises performances
• Endommager les biens de l'entreprise
• Vol ou utilisation abusive des biens de l'entreprise
• Harcèlement sexuel
• Faible assiduité
• Infractions aux règles de sécurité.

Sans motif : Peut-on licencier quelqu'un sans motif ?

Les licenciements sont une forme courante de rupture involontaire du contrat de travail, considérée comme « sans motif valable ». Certes, un employeur peut licencier un employé pour n'importe quelle raison et sans préavis en vertu du droit du travail à volonté , mais il existe de nombreuses exceptions considérées comme des licenciements abusifs (également appelés « licenciements déguisés »).

Il existe des lois protégeant les employés contre le licenciement abusif. Leur non-respect peut entraîner des poursuites judiciaires coûteuses. Voici des exemples de licenciements abusifs :

• Discrimination
• violations du droit du travail
• violations du contrat de travail
• Représailles (par exemple, en réponse au signalement d'activités illégales telles qu'un lieu de travail dangereux ou du harcèlement)
• Exercer ses droits légaux (par exemple, prendre un congé, percevoir son salaire ou faire des heures supplémentaires)

Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique si vous avez des doutes quant à la légalité du licenciement d'un employé.

Comment licencier un employé correctement

Hormis les fautes graves – qui justifient un licenciement immédiat –, votre entreprise doit respecter certaines procédures avant de licencier un employé. Ces recommandations relatives à la procédure de licenciement vous permettront de vous conformer à vos obligations en tant qu'employeur et de fournir à vos employés un motif valable de licenciement.

1. Effectuer des bilans de performance réguliers

Si vous avez des doutes quant aux performances d'un employé, basez-vous sur ses objectifs et indicateurs de performance pour évaluer ses réussites et ses échecs par rapport aux attentes de son poste. Si vous n'évaluez pas encore régulièrement vos employés, envisagez d'utiliser une grille d'évaluation des performances.

Les attentes liées au poste doivent être définies par écrit, discutées et acceptées par l'employé et l'employeur. Ainsi, un licenciement ne sera pas une surprise si l'employé ne respecte pas de manière répétée les normes de performance convenues.

2. Inviter un témoin aux réunions

Si un ancien employé conteste le motif de son licenciement et estime avoir été traité injustement ou licencié abusivement, il peut intenter une action en justice contre l'entreprise. C'est pourquoi, pour des raisons juridiques et de sécurité, il est conseillé qu'au moins un autre employé soit présent lors de la réunion.

Idéalement, un représentant des ressources humaines fera office de témoin. En tant que professionnel des RH, vous possédez les connaissances nécessaires pour mener à bien ce processus conformément aux politiques de l'entreprise et à la législation du travail.

S'il vous est impossible d'être présent, vous pouvez désigner un autre responsable ou un cadre supérieur en qualité de témoin. N'oubliez pas que les témoins ne sont pas là pour expliquer les raisons du licenciement ; ils sont là pour apporter leur soutien.

3. Respecter les processus de l'entreprise

Pour licencier un employé correctement, il est essentiel de respecter la procédure de licenciement en vigueur dans l'entreprise. Veuillez former vos managers au règlement intérieur de l'entreprise . Ce règlement doit notamment préciser les motifs de licenciement et détailler les mesures disciplinaires applicables .

Si vous devez licencier un employé à distance, mettez en place des procédures spécifiques adaptées au télétravail. Cela peut inclure des étapes supplémentaires, telles que le retour par courrier de tous les biens de l'entreprise ou la signature électronique des documents.

4. Assurez-vous d'être en conformité.

Il existe des exceptions au principe du licenciement sans motif, et les entreprises qui licencient des employés doivent connaître la législation relative au licenciement abusif au niveau de l'État. En République démocratique du Congo, le licenciement est strictement encadré par le Code du travail (Loi n° 015-2002, modifiée par la Loi n° 16/010 de 2016). Pour être légal, un licenciement doit reposer sur un motif valable et respecter une procédure précise.

Les motifs de licenciement

Le contrat à durée indéterminée (CDI) ne peut être rompu par l'employeur que pour trois types de motifs (article 62) :

• L'aptitude du travailleur : incompétence professionnelle, faible rendement ou incapacité physique.
• La conduite du travailleur : fautes disciplinaires (insubordination, retards répétés, vol, etc.).
• Les nécessités du fonctionnement : raisons économiques, restructuration ou suppression de poste.

Attention : Le licenciement basé sur la race, le sexe, la religion, l'appartenance syndicale ou le fait d'avoir déposé une plainte contre l'employeur est strictement interdit et considéré comme abusif.

2. La Procédure Obligatoire

La loi impose des étapes cruciales sous peine de nullité ou de dommages-intérêts :

• L'entretien préalable (motif disciplinaire) : Avant toute décision, l'employeur doit entendre le travailleur afin qu'il puisse se défendre. Le salarié peut se faire assister par un délégué syndical.
• La notification écrite : Le licenciement doit être signifié par écrit. La lettre doit préciser clairement le motif de la rupture.
• Le préavis : Sauf en cas de faute lourde, l'employeur doit respecter un délai de préavis qui dépend de la catégorie du travailleur :
  • Catégories 1 à 5 : minimum 14 jours ouvrables.
  • Agents de maîtrise : environ 1 mois (variable selon l'ancienneté).
  • Cadres : environ 3 mois (variable selon l'ancienneté).
  • Pendant le préavis : le travailleur a droit à un jour de liberté par semaine (payé) pour chercher un nouvel emploi.

5. Préparez-vous à la conversation

Dans le cadre d'une procédure de licenciement, veuillez apporter à l'entretien tous les documents relatifs à la conduite et aux performances du salarié ayant motivé son licenciement. Mentionnez les incidents précis, les avertissements et les mesures disciplinaires prises. La précision des informations démontre que le licenciement est fondé sur des critères objectifs, ce qui réduit les risques de poursuites judiciaires.

De plus, préparez les documents supplémentaires nécessitant la signature de l'employé, tels qu'une lettre de licenciement. Vous devrez également lui fournir des informations sur l'assurance chômage , l'assurance maladie et la restitution du matériel de l'entreprise.

Si vous devez révoquer leur accès aux données , aux installations ou au matériel, assurez-vous de pouvoir le faire sans délai. Prévenez à l'avance le service informatique et les responsables afin qu'ils récupèrent le matériel de l'employé et suppriment les autorisations de son compte.

6. Choisissez la date, l'heure et le lieu

Le moment choisi pour l'entretien de fin de contrat peut faire toute la différence entre une transition en douceur et respectueuse et une situation confuse et désagréable. La date idéale dépendra des circonstances, notamment de l'emploi du temps de la personne concernée, des politiques de l'entreprise et de sa culture .

Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit :

• Choisissez le jour idéal. Programmez les départs en début de semaine afin de permettre à la direction et à votre équipe RH de répondre aux questions, de mener un entretien de départ et de finaliser toutes les procédures de sortie. Cela donne également au salarié le temps d'assimiler le changement.
• Choisissez le bon moment. Optez pour un créneau de la journée où vous minimiserez les interruptions, puis consultez l'agenda de chaque employé pour éviter les conflits d'horaires.
• Choisissez un lieu discret. Optez pour un endroit qui préserve votre intimité et garantit la confidentialité. Par exemple, trouvez une salle de conférence calme ou un bureau à l'écart de vos collègues afin d'éviter les regards indiscrets et les situations embarrassantes.
• Envoyez l'invitation à l'événement au moment opportun. Privilégiez une date proche de l'heure de la réunion, par exemple le matin même. Cela évitera un stress inutile à l'employé et protégera l'entreprise si l'employé décide de se venger avant son licenciement.

Si vous décidez d'informer l'employé de la date et de l'heure de la réunion à l'avance, évitez de le faire trop tôt. Envoyez-lui une invitation via son calendrier avec un titre simple.

7. Soyez clair et direct pendant la réunion.

Lors de conversations difficiles, comme le licenciement d'un employé, utiliser un script ou des notes reprenant les points clés de la discussion peut permettre de maintenir le cap et d'éviter d'oublier des détails importants.

Voici quelques points que vous devriez aborder :

• Fournissez une justification. Limitez-vous à des raisons objectives étayées par des documents, telles que des évaluations de performance ou des licenciements.
• Soyez clair. Commencez la conversation en énonçant clairement l'objet de la réunion. Utilisez un langage clair et direct pour communiquer que l'employé est licencié.
• Faites preuve d'empathie. Restez calme et compatissant. Reconnaissez la difficulté de la situation et soyez attentif à leurs émotions et à leurs réactions.
• Écoutez. Laissez les employés exprimer leurs pensées et leurs sentiments, mais veillez à ce que la conversation reste centrée sur le sujet. Pratiquez l'écoute active tout en veillant à ce que la réunion soit aussi courte et directe que possible.
• Fournissez des ressources. Essayez d'informer l'employé des services de soutien à sa disposition, tels que les indemnités de départ ou l'accès à des services de consultation. Répondez à toutes ses questions concernant ses avantages sociaux ou les prochaines étapes.
• Abordez les aspects logistiques. Détaillez les modalités de la rupture du contrat, telles que le dernier jour de travail, la restitution du matériel de l'entreprise et la signature des documents administratifs.

Veillez à ce que la réunion soit brève et à ne traiter que des informations pertinentes. En préservant la dignité de chacun, l'organisation renforce son image d'équité et d'intégrité. Maintenir une réputation d'entreprise respectueuse de ses employés est essentiel pour leur motivation et pour attirer les meilleurs talents .

8. Suivre une procédure de départ en douceur

Après l'entretien de fin de contrat, les RH et la direction doivent mener à bien la procédure de licenciement, notamment en organisant les entretiens de départ et en signant les documents de licenciement. Le respect d'une liste de contrôle de départ garantit que toutes les étapes nécessaires à une transition en douceur sont suivies.

Les tâches liées au départ des employés peuvent inclure :

• Réaliser un entretien de départ
• Signature de la lettre de résiliation
• Détermination des jours de congés payés non utilisés
• Calcul du décompte final
• Récupération des biens appartenant à l'entreprise et révocation de l'accès aux systèmes et aux comptes de celle-ci.

Respecter les sentiments et le vécu de l'employé, lui montrer que vous comprenez que son licenciement n'est pas anodin, et lui adresser des remerciements sincères peuvent faciliter sa transition. Vous en retirerez probablement aussi un sentiment de satisfaction, essentiel à votre propre bien-être.

Une lettre de licenciement est-elle requise ?

Il convient  de prendre en compte le statut d'employé à durée indéterminée (CDD), c'est-à-dire un contrat que l'employeur ou l'employé peut rompre sans préavis ni motif, à condition de respecter le contrat de travail et de ne pas exercer un contrôle illégal. 

FAQ sur le licenciement des employés

Il est essentiel de savoir comment licencier un employé, de suivre la procédure de licenciement et de respecter la législation sur le licenciement abusif. Cependant, d'autres éléments peuvent faciliter les choses.

Qu'est-ce qu'une lettre de licenciement ?

Une « lettre de licenciement » est un document officiel qui informe un employé de son licenciement. Elle permet de s'assurer que les employés respectent les procédures de départ des ressources humaines afin de protéger l'entreprise et de favoriser une transition en douceur.

Voici d'autres termes pouvant figurer dans une lettre de résiliation :

• Lettre de fin de contrat de travail
• Avis de résiliation
• Lettre de licenciement
• Avis de résiliation
• Avis de séparation
• Lettre rose

Puis-je envoyer une lettre de licenciement par courriel ?

Les lettres de licenciement doivent être remises en main propre aux employés le dernier jour de leur travail, ou, s'ils sont autorisés à travailler pendant la période de préavis, lorsqu'ils en sont informés.

L'envoi d'une lettre de licenciement par courrier est acceptable en cas d'abandon de poste ou lorsqu'une personne est interdite d'accès à son lieu de travail pour des raisons de sécurité. Les entreprises doivent envoyer cette lettre par courrier recommandé avec accusé de réception afin de démontrer leur volonté de respecter leurs obligations légales de notification.

Combien de temps dois-je conserver une lettre de licenciement ?

Les employeurs doivent conserver une copie des lettres de licenciement pendant une période déterminée, généralement fixée par le ministère du Travail. Si aucune durée minimale n'est exigée, la lettre de licenciement peut être considérée comme faisant partie du dossier personnel de l'employé ; il est donc conseillé de la conserver pendant au moins deux ans .